Urbanismo organizacional: modelo de alinhamento relacional entre urbanismo funcional, informacional e tecnológico

Abstract

"Sem resumo feito pelo autor"; O mundo contemporâneo tem vindo a crescer em conhecimento mas também em complexidade e rapidez. É um vasto sistema interactivo onde a procura de equilíbrio entre forças económicas, tecnológicas e sociais gera turbulência ao ambiente de actuação das organizações. Esta turbulência, alicerçada nas tecnologias de informação e comunicação, encontra reflexo na possibilidade crescente de acesso a novos mercados, no aumento da concorrência, na perda de tangibilidade dos produtos e serviços, na facilidade de acesso à informação, na virtualização dos mercados e organizações, no incremento da velocidade económica, entre outros, cujos impactos tendem para uma "universalização" na procura de respostas às necessidades emergentes daí resultantes. A informação circula sem fronteiras e as transacções processam-se, por via electrónica, à velocidade das tecnologias. As decisões ou actuações materializadas em locais geograficamente remotos podem ter (ou têm) consequências inesperadas em mercados distintos. Como nos diz Davis [1987], "actualmente as organizações inserem-se num ambiente económico onde tudo é possível a qualquer hora e em qualquer lugar", sendo a manifestação mais evidente a deslocação progressiva do mundo físico para o mundo virtual. Os "tempos" são novos, bem como os paradigmas que lhe estão associados. Emergem novas dimensões (virtualidade, ubiquidade, urbanidade, etc) que, de forma silenciosa e "aparentemente" inofensiva, se vão infiltrando nas estruturas económicas e organizacionais, assumindo um carácter de permanência e vitalidade no respectivo funcionamento e desenvolvimento. O "cenário" ou contexto económico actual é o de mudança permanente. A "omnipresença" permanente deste sentimento de mudança resulta da procura de equilíbrio perante ambientes económicos, tecnológicos, sociais, políticos e culturais, e da respectiva tentativa de ajustamento constante com o objectivo da sobrevivência numa economia mundial cada vez mais competitiva [Kirkbridge 1993]. Esta procura de equilíbrio induz o desenvolvimento da capacidade de aprendizagem organizacional e de gestão dos factores de mudança, como factores catalisadores da experiência de gestão. Stacey [1993] menciona três vectores que, no que diz respeito ao contexto de mudança, preocupam a gestão das organizações: • Descontinuidade versus Continuidade • Integração versus Diferenciação • Complexidade versus Instabilidade A descontinuidade é, provavelmente, uma das preocupações mais sentidas pela gestão. Trata-se da percepção de que a velocidade de mudança está a crescer, de que o resultado é cada vez mais incerto e imprevisível e de que a mudança tende, actualmente, a ser uma ruptura com o passado, em vez de se apresentar como um desenvolvimento contínuo e progressivo a partir do mesmo. Exemplos da imprevisibilidade e incerteza são-nos dados pela redução do ciclo de vida dos produtos e pela facilidade da sua substituição, pela velocidade de inovação tecnológica, pelo aumento de competição, entre outros. A necessidade de continuidade pressupõe capacidade de ajustamento e desenvolvimento de novos modelos e instrumentos de gestão organizacionais adequados às novas exigências do mercado. Outra das preocupações da gestão é a necessidade de integração2 de actividades e organizações, resultante da crescente interligação do mundo dos negócios. O aumento da concorrência, o surgimento de novos produtos, a diferenciação tecnológica, o esmagamento das margens comerciais, entre outros factores, têm originado uma tendência para a externalização do conjunto de actividades não pertencentes ao core-business e para a procura de parcerias, delas resultando, por consequência, necessidades de interligação e integração de actividades, processos, informação, etc. A necessidade de harmonização das actividades no funcionamento dos diferentes agentes económicos resulta de um esforço de integração, cada vez mais universal, que dá origem a novos requisitos no domínio organizacional e dos respectivos sistemas de suporte, por forma a gerar capacidades5 de resposta através do cruzamento de actividades, procedimentos e objectivos. Veja-se o caso da divergência nos sistemas de notação interna de risco das instituições financeiras que originou a necessidade de se conceber uma metodologia conceptual, bem como a definição de processos de gestão e de sistemas de atribuição de notação de risco supra-organizacionais [Basileia 2000]. Por último, a complexidade, intimamente associada à integração dos negócios e à crescente descontinuidade das mudanças. O problema da complexidade reside na dificuldade de gestão e controlo do conjunto de factores, internos e externos, essenciais à boa condução das respectivas actividades. O âmbito dessas dificuldades têm vindo a crescer como resultado, entre outros, da velocidade crescente do mercado, da necessidade de integração das actividades entre os actores económicos, dos novos ciclos de vida dos produtos, requerendo, essencialmente, redução dos tempos de decisão, rapidez e segurança na acção. Também as sinergias criadas pela inovação tecnológica, aliadas à possibilidade de actuação em qualquer mercado, à redução dos preços de comercialização, bem como introdução à de produtos concorrentes ou substitutos, fruto da inovação tecnológica, aumentam significativamente a insegurança na gestão das organizações. Tudo isto tem potencializado a complexidade das actividades das organizações e da respectiva administração. Esta complexidade económica e organizacional tem-se materializado numa participação em rede, cujas dificuldades organizacionais crescem na mesma medida das exigências referentes à integração das actividades nas diversas cadeias de valor, pressupondo uma partilha de objec-tivos, estratégias, recursos, informação, sistemas, tecnologias e, sobretudo, compromissos. É neste contexto económico que, tendo como referência os eixos-chave apontados por Massey, Wheeler e Keen [2000], nomeadamente a ubiquidade, mobilidade, complexidade e interactividade, importa saber pensar a organização muito para além da perspectiva formal e singular. Necessariamente, há que passar a enquadrá-la numa perspectiva plural e sistémica, salientando a lógica da ordem, da organização e da disciplina inserida num contexto vasto de inter-relacionamento econômico. Importa também saber enquadrar e articular de forma coerente e harmoniosa os diversos componentes dos sistemas organizacionais de acordo com os desafios existentes, não só no âmbito funcional como também no informacional e tecnológico. Isto requer uma postura partilhada de cooperação entre as diversas entidades, internas e externas, no sentido de criar uma plataforma comum para a integração dos diversos sistemas existentes [Krovi 2001], por forma a desenvolver uma gestão adequada relativamente à articulação dos sistemas de suporte organizacional (funcional, informacional e tecnológico). Assumindo como verdade inquestionável que o impacto dos sistemas de informação (SI) e das tecnologias de informação e comunicação (TIC) nas organizações e na gestão é actualmente de tal forma significativo que, para além do léxico introduzido, se torna praticamente impossível enquadrar novos desenvolvimentos organizacionais e de gestão sem que o respectivo âmbito ou papel seja devidamente considerado, importa procurar, através deles, novas soluções organizacionais para os desafios económicos emergentes, optimizando o respectivo potencial no funcionamento e na competitividade organizacional. Se até há bem pouco tempo a tradicional importância dos SI/TIC se circunscrevia a cenários de melhoria de produtividade, eficiência e eficácia operacional, actualmente a sua adopção vai muito para além da melhoria da performance organizacional. A sua importância faz-se sentir a dois níveis. A nível interno, no apoio de forma crescente às estratégias organizacionais, da produção ao marketing, da comercialização à distribuição ou ao serviço aos clientes, o que pode influenciar fortemente a posição competitiva da empresa no mercado; a nível externo, na transformação radical da relação cliente-fornecedor, com importantes implicações no desenvolvimento de novos produtos [Nambisan 2002], na geração de novos modelos e oportunidades de negócio, novos processos e relacionamento ao longo de toda a cadeia de valor, conduzindo a novos níveis de produtividade [Feeny 2001]. A importância actual dos SI/TIC faz-se sentir sobretudo ao nível da integração económica, quer numa perspectiva intra-organizacional quer inter-organizacional, o que tem permitido superar a visão clássica das actividades económicas e dos sistemas de informação, cuja missão, particularmente no que se refere aos SI, se referia ao desempenho das distintas funções operacionais de forma isolada, ao serem considerados como simples sistemas de tratamento de dados, passando estes a assumir um papel preponderante no contexto económico relacional. Todos estes desafios "propõem" à gestão uma atenção cuidada e, sobretudo, uma capacidade de análise e compreensão, através da aprendizagem, da necessidade de eficiência e eficácia no "saber fazer' organizacional, que se traduz numa procura permanente de um equilíbrio entre a inovação tecnológica e o desenvolvimento económico e organizacional. Para tal, os requisitos sistémicos de concepção e organização harmoniosa do sistema organizacional num contexto relacional, através dos seus sub-sistemas funcionais, informacionais e tecnológicos, exigem modelos adequados aos desafios emergentes e um conhecimento profundo dos mesmos, por forma a perspectivar o desenvolvimento das actividades de negócio(s) e da organização(ões), evitando uma lógica pontual de tratamento casuístico das actividades desenvolvidas e dos desafios surgidos. Sabendo que, muitas das iniciativas de mudanças profundas ou de larga escala colapsam frequentemente sob o peso da respectiva complexidade, importa saber gerir e governar os sistemas por forma a que não fiquem presos nos princípios da era industrial, inviabilizando novos desenvolvimentos [Hirschhorn 2002]. É tempo de conceber e desenvolver novos modelos [Manville e Ober 2003]. Neste sentido, assistimos a uma época excitante para os gestores, profissionais, investigadores e para a gestão, em geral, na medida em que depende de todos, nomeadamente, das suas capacidades e qualidades científicas, profissionais e humanas, a concepção de modelos que permitam pilotar e gerir a mudança, no sentido do adequado usufruto das significativas oportunidades para a utilização, com sucesso, do potencial dos SI e das TIC na melhoria de muitas das facetas da vida organizacional e social [DeSanctis, Dickson e Price 2000]. É neste espírito que se insere este trabalho, na vontade e ambição de poder apresentar uma contribuição para uma abordagem gestiva e organizacional aos desafios com que se deparam as organizações, nomeadamente no domínio dos sistemas de informação, mas também com a noção da responsabilidade da solução apresentada. O modelo concebido e apresentado procura assegurar o funcionamento sistémico organizacional, em geral, e informacional, em particular, num contexto relacional. As soluções pragmáticas que possam ser concebidas através desta abordagem pressupõem inovação e ousadia na reestruturação ou reorganização dos recursos e sistemas organizacionais.