Tudo passa e tudo fica no caminho que se faz: um estudo qualitativo de acervo e fundo de arquivo de instituição cultural, sob o paradigma que insere a Arquivologia no contexto de uma ciência da informação

Abstract

Este trabalho se propõe ao estudo qualitativo do acervo e do fundo de arquivo da Fundação Cultural Calmon Barreto, instituição cultural localizada em Araxá, Minas Gerais. Nele se adota a posição proposta pelo paradigma que insere a Arquivologia no campo de uma ciência da informação. Os principais elementos de investigação e análise são: a) a trajetória histórica, a missão e a estrutura organizacional da Instituição; b) o processo de configuração do acervo e dos fundos institucionais; c) os usos e usuários de informação do acervo; d) a trajetória do fundo arquivístico e do seu titular; d) o tratamento institucional dado ao fundo de arquivo. Os seguintes métodos de procedimento são adotados: a) pesquisa de campo; b) estudo de caso. As técnicas utilizadas são: a) pesquisa documental e bibliográfica; b) entrevista semi-estruturada e focalizada; c) amostragem aleatória. De acordo com os resultados obtidos, formulam-se as seguintes conclusões: a) a missão da Instituição é ampla e a sua estrutura organizacional burocrática. Como conseqüência, se nota um desvio do foco de interesse dos arquivos para outros temas e prioridades setoriais; b) existe uma carência profissional nos setores diretamente relacionados ao acervo; c) o acervo institucional está composto por um fundo de arquivo produzido pela Instituição, além de outros seis, originados em outros órgãos e por ela “reunidos”. Além destes, a Instituição conta com uma biblioteca especializada; d) a Instituição adota uma visão “incorporacionista”, isto é, a inclusão de itens não é seguida da avaliação e da eliminação, procedimentos que auxiliam na manutenção dos acervos arquivísticos; e) também não foram identificados instrumentos de descrição do acervo, que tende ao aumento de volume, o que possivelmente se traduzirá no descontrole documental e na existência de lacunas no processo de recuperação da informação; f) os usuários do acervo, em sua maioria, têm origem privada, sendo os estudantes, dos diversos níveis de ensino, os que mais o freqüentam; g) a Instituição não estabelece formas adequadas de registro de usos e usuários; h) o fundo de arquivo investigado é fechado, privado e permanente; i) o fundo passou por tratamento incompatível com os princípios e os procedimentos metodológicos da Arquivologia. Assim, torna-se necessária a avaliação da situação, em curto prazo; j) os problemas apontados devem ser solucionados em meio ao desenvolvimento de Política Arquivística Institucional e se recomenda urgência em sua efetivação, a fim de que a Instituição possa assumir, no município, o papel de mantenedora de acervos permanentes, ampliando inclusive a sua visibilidade no cenário regional.